Kā atgādināt priekšniekam par atvaļinājumu, nesaniknojot viņu
Darba vietas padomu izdevums Wired iesaka atvaļinājumu pieteikt un atgādināt vairākos posmos, izmantojot dažādus saziņas kanālus. Atkārtota komunikācija palīdz izvairīties no situācijas, kad vadītājs aizmirst par apmaksāto atpūtu.
Izdevums Wired publicējis padomus darbiniekiem, kā nodrošināt, lai vadītājs un kolēģi neaizmirstu par plānoto apmaksāto atvaļinājumu (PTO). Pamatdoma: darba vietā efektīvi palīdz atkārtot vienu un to pašu divas vai trīs reizes, jo mums svarīga informācija adresātam var nebūt tikpat nozīmīga. Svarīgi ir izvēlēties piemērotu brīdi un kanālu katram atgādinājumam.
Pieteikšana un mutiski atgādinājumi
Ja darbinieks plāno savlaicīgi, atvaļinājumu var pieprasīt pat četrus līdz sešus mēnešus iepriekš, taču ne visi vadītāji to novērtē, jo var nezināt, kāda būs darba slodze. Ja skaidrības nav, aptuvenais orientieris ir četras līdz sešas nedēļas pirms atvaļinājuma. Ja pasākumu nevar pārcelt un atcelšana būtu dārga, piemēram, kāzas vai neatgūstams ceļojums, pieteikt var sešus mēnešus iepriekš vai agrāk, laiku pa laikam to pieminot. Pieprasījums jāfiksē atvaļinājumu uzskaites sistēmā, kopīgā kalendārā vai e-pastā ar skaidru tēmu, un jāsaņem vadītāja apstiprinājums.
Aptuveni divas nedēļas pirms prombūtnes ieteicams atgādināt mutiski nedēļas vienu pret vienu sarunā ar tiešo vadītāju un komandas sapulcē, informāciju atstājot sapulces beigām. Jautājumu par pienākumu nodošanu labāk risināt privāti ar vadītāju.
Rakstiski atgādinājumi un statuss
Nedēļu pirms aizbraukšanas par atvaļinājumu rakstiski jāinformē arī klienti vai citas nodaļas, izmantojot e-pastu, Slack vai Microsoft Teams. Divas darba dienas pirms atvaļinājuma jānosūta īss ziņojums, kura pirmajā teikumā norādīts, kad darbinieks būs prombūtnē un kad atgriezīsies. Svarīgs ir atgriešanās datums, nevis pēdējā atvaļinājuma diena. Papildu informāciju, piemēram, aizvietotāju, var ievietot atsevišķā rindkopā, bet detalizētas instrukcijas – kopīgā dokumentā ar saiti.
Atvaļinājuma pirmajā dienā komandas ziņojumu platformā var uzstādīt statusu ar atbilstošu emocijzīmi un atgriešanās datumu. Īpaši aizmāršīgiem kolēģiem var iestatīt automātisku ziņojumu pulksten 8.30, ko ieteicams veidot īsu, laipnu un ar humora devu.
